Ewidencja czasu pracy kierowców – najlepsze praktyki

Prowadzenie własnej firmy transportowej to często spore wyzwanie, które wiąże się z koniecznością podejmowania wielu ważnych decyzji i z wywiązywaniem się z wszelkich obowiązków, które wynikają z prowadzenia tego typu działalności.

Jedną z ważniejszych kwestii jest oczywiście prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców, które jest podstawą do kontrolowania tego, czy kierowcy pracują zgodnie z wszelkimi zasadami i przepisami, a także do tego, aby określić ich wynagrodzenie za wykonaną pracę. Warto więc wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców, w jakiej formie można prowadzić tego typu ewidencję, jakie narzędzie się w tym celu wykorzystuje oraz jakie informacje powinny być zapisywane w ramach ewidencji czasu pracy kierowców?

Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców to czynność, która regulowana przez obowiązujące obecnie przepisy prawne. Obowiązek ten narzucony jest na każdego przedsiębiorcę zatrudniającego w swojej firmie na podstawie stosunku pracy kierowców. Realizacją tego procesu może zająć się sam przedsiębiorca lub może on w tym celu wyznaczyć innych pracowników, którzy mają odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i umiejętności, aby móc prowadzić w danej firmie taką ewidencję. Osoba odpowiedzialna za ten proces powinna być dokładna, aby w sposób rzetelny i prawidłowy wykonywać wszelkie swoje obowiązki. Jest to tak ważne, ponieważ ewidencja czasu pracy kierowcy powinna być prowadzona w jak najdokładniejszy i w pełni prawidłowy sposób.

W jakiej formie można prowadzić ewidencję czasu pracy kierowców?

Aktualnie ewidencja czasu pracy kierowców może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ewidencja czasu pracy kierowcy w formie papierowej to rozwiązanie, które obecnie jest coraz rzadziej stosowane głównie z racji tego, to jest znacznie bardziej czasochłonne, wymaga miejsca potrzebnego na przechowywanie wszelkich dokumentów, a także kontrolowanie czasu pracy oraz odnajdywanie potrzebnych informacji jest w tym przypadku znacznie trudniejsze. Z tego względu, coraz częściej firmy transportowe wybierają tę drugą opcję, czyli ewidencjonowanie czasu pracy kierowców w formie elektronicznej, z racji tego, że daje ona znacznie więcej możliwości, jest dużo szybsza i wygodniejsza dzięki częściowej automatyzacji niektórych czynności i pozwala mieć większą kontrolę czasem pracy kierowców. Tego typu ewidencję czasu pracy można tworzyć za pomocą specjalnego oprogramowania, które znacząco ułatwia pracę, a wszelkie dane zapisywane są na serwerach, dzięki czemu dostęp do nich jest bardzo łatwy i szybki.

Jakie narzędzia wykorzystuje się do pomiaru czasu pracy kierowców?

Czas pracy kierowców to bardzo szerokie pojęcie, które nie odnosi się jedynie do czasu, jaki dany kierowca przeznacza na prowadzenie pojazdu, ale wlicza się do tego również wiele innych istotnych czynności, jakie musi wykonywać kierowca podczas pracy. To sprawia, że kontrolowanie czasu pracy kierowców byłoby bardzo trudne bez odpowiednich narzędzi stworzonych specjalnie w tym celu. Tachografy to urządzenia, które pozwalają kontrolować czas jazdy kierowców i rejestrować również wszelkie inne obowiązki, jakie oni wykonują. Dawniej standardem były tachografy analogowe, które zapisywały wszelkie niezbędne informacje na wykresówkach. Obecnie dzięki rozwojowi technologii urządzenia te zostały znacząco ulepszone i teraz kierowcy korzystają najczęściej z cyfrowych tachografów. Urządzenia tego typu zapisują wszelkie niezbędne dane na imiennej karcie kierowcy, z której można następnie je odczytać np. przy pomocy specjalnego oprogramowania. To sprawia, że prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców jest znacznie łatwiejsze i szybsze.

Jakie informacje powinny być zapisywane w ramach ewidencji?

Ewidencjonowanie czasu pracy kierowców jest obowiązkiem każdego pracodawcy i służy do tego, aby móc określić dokładnie wynagrodzenie, jakie należy się danemu pracownikowi. W tym celu w ewidencji czasu racy kierowców powinny znaleźć się takie informacje jak:

• godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz suma przepracowanych godzin,
• liczba przepracowanych godzin w porze nocnej,
• liczba godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczba godzin dyżuru, jego miejsca oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia,
• zwolnienia i usprawiedliwienia z pracy,
• nieusprawiedliwione nieobecności,
• czas pracy pracownika młodocianego.